О сроках хранения деловых и официальных документов

Information
[-]
О сроках хранения деловых и официальных документов  


У каждого человека, проживающего в Германии, за многие годы накапливается большое количество различных документов: деловых, платежных, налоговых, медицинских, переписка с ведомствами, решения и уведомления государственных учреждений и т.п. Сколько же времени следует хранить те или иные документы (
Aufbewahrungsfristen r Unterlagen und Belege)?

 

На этот вопрос отвечают соответствующие законоположения (Гражданский кодекс, Гражданский процессуальный кодекс, налоговое право, страховое право, Ремесленное уложение, частное право и др.) в зависимости от вида, содержания и значимости документа.

   Пожизненно следует хранить следующие виды личных документов:

  • свидетельства о рождении (Geburtsurkunde), крещении (Taufurkunde), браке (Heiratsurkunde);
  • свидетельства об образовании (Zeugnisse, Ausbildungsurkunden);
  • документы, удостоверяющие личность (Personalausweis, Reisepass, Führerschein) и их копии;
  • медицинские заключения (ärztliche Gutachten);
  • свидетельства о смерти (Sterbeurkunden) и принадлежности к семье (Familienangehörigen);
  • документы для начисления пенсий – трудовые договора (Arbeitsverträge), документы обо всех видах социального страхования (Sozialversicheungsunterlagen), расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen), свидетельства о приеме в учебное заведение (Immatrikulations-bescheinigen) и подлежащих социальному страхованию работах перед началом учебы (sozialabgabepflichtige Jobs).

  Основание: Кодекс гражданских законов - BGB, закон о пенсионном страховании – RV-Nachhaltigkeitsgesetz

  В течение 30 лет следует хранить все документы:

  • получаемые от судебных органов на имя лица - приговоры и решения суда (Urteile), приказы суда об уплате просроченного долга (Mahnbescheide), судебные дела (Prozessakten). Основание:  Гражданский процессуальный кодекс - ZPO;
  • связанные с хранением денег и ценных бумаг в банках, сберегательных кассах и получением от них кредитов – договора, решения, уведомления (Bankunterlagen), документы, подтверждающие получение кредита и его погашения (Kreditunterlagen).

   Основание: Банковское законодательство - Banken-und Versicherungsgesetz 

  До окончания срока договора (а в части только налогового аспекта – в течение 10 лет):

  • документы о различных видах страхования (кроме социальных);
  • при страхования личных транспортных средств (Autoversicherung) – договор о купле (Kaufvertrag), справка о налоге на собственника автомобиля (Kraftfahrzeugsteuerbescheid), технические документы на автомобиль (другое транспортное средство);
  • докумены о найме квартиры – договор о найме (Mietvertrag), протокол о передаче (Übergabeprotokoll), расчеты расходов по эксплуатации квартиры (Nebenkosten-abrechnungen), расчеты, которые являются решающими при переговорах о размере залога (Kaution) и компенсации - Abstand  (например, стоимость кухонного оборудования, настиле полов и т.д.);
  • документы на собственную квартиру или земельный участок – выписка из поземельной книги (Grundbuchauszug), расчеты на стрительство (Baurechnungen), расчеты, которые при купле имеют решающее значение для переговорах о цене квартиры (земельного участка).

  Основание: Кодекс гражданских законов – BGB   

  В течение 10-ти лет следует хранить документы, касающиеся:

  • уплаты подоходного налога, а именно, комплекты документов к налоговой декларации (Steuererklärung), в т.ч. расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen) и все платежные квитанции (Quittungen), которые прилагаются к декларации; решения и уведомления налоговых органов (Steuerbescheide).

Основание: Налоговое законодательство – AO, EStG, GewStG.

  • использования расчетного счета в банках и сберегательных кассах (Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen)

Основание: Налоговое и банковское законодательство

  • ведения самостоятельной трудовой деятельности – вступительный баланс (Eröffnungsbilanz), бухгалтерские документы (Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher) и все приложения к ним (Buchungsbelege), описи имущества (Inventur), годовые отчеты (Jahresabschluß), по уплате налогов всех видов (Steuerunterlagen), указаний по ведению работы (Arbeitsanweisungen) и оформлению ее результатов (Proektunterlagen, Fertigungs-unterlagen).

Основание: Ремесленное уложение и налоговое законодательство 

  В течение 6-ти лет следует хранить деловую переписку и переписку с государственными ведомствами, а именно:

  • получаемые и отправляемые деловые письма (Geschäftsbriefe);
  • получаемые от государственных ведомств решения (Bescheide) и уведомления (Benachrichtigungen).

    Основание: Кодекс гражданских законов - BGB

  В течение 2-х лет следует хранить договора о купле (Kaufverträge) различных видов движимого имущества (кроме транспортных средств), а также платежные документы (Rechnungen, Quittungen) при оплате различных видов услуг (за радио и телевидение, телефон, почтовые отправления и получения, интернет, потребляемую энергию, воду, подписку на газеты и журналы, за услуги врачей, нотариусов, адвокатов и т. п.).

  Основание: Кодекс гражданских законов - BGB 

  В течение 6-ти месяцев следует хранить платежные документы за ремесленные услуги (Handwerkleistungen) и документы, подтверждающие различные недостатки в ходе организованных экскурсий и путешествий (Reisemängel).

  Основание: Ремесленное уложение – HGB, Кодекс гражданских законов - BGB

  Примечание: Документы, которые хранятся на жесткой плате компьютера или технических носителях информации (компакт-дисках, дискетах), должны быть распечатаны во избежание порчи приборов и принадлежностей к ним.

Сроки хранения относятся как к подлинникам документов, так и к копиям их с печатями или штампами соответствующих учреждений.

Толстоног Веньямин


Date: 03.01.2012
Add by: ava  oxana.sher
Visit: 2168
Comments
[-]
ava
No nick | 26.04.2012, 11:23 #

 У меня дома за 38 лет моей сознательной трудовой и семейной жизни скопилось два огромных чемодана документов.Вроде мусор,а выбросить жалко. А вдруг что!

ava
No nick | 28.04.2012, 17:31 #

 Очень сильна ещё бюрократия.Уже и на компах все хранится,ан нет-должны еще и дома этот хлам сохранять,десятилетиями.

ava
No nick | 29.04.2012, 13:07 #

 Никогда раньше я не думал о том, что может быть столько официальных документов, которые надо аккуратно сохранять в течение длительного времени. Очень полезная и нужная информация для наших соотечественников.

ava
No nick | 02.05.2012, 21:19 #

 Послушайте,пожалуйста, совет бывалого жителя,который не раз сталкивался с проблемами здесь в Германии.Вы еще помните пачки документов, тщательно хранимые в советское время нашими бабушками, дедушками и родителями? Так вот будьте готовы к тому, что в Германии вам придется стать настоящим хранителем своих архивов - тут хранят практически все бумаги, счета, асстестаты, справки и прочие документы. Причем лучше всего завести для этих целей несколько папок:
    - Налоги и банк, кредиты
    - Жилье (счета за электричество, воду, газ и жилье)
    - Страхование и медицина (медицинские страховки, счета от врачей, рецепты, документы об оплате и о возмещении вам расходов страховой фирмой, страхование гражданской ответственности и другого рода страховки)
    - Телефон стационарный и мобильный (счета и документы об оплате)
    - Чеки и счета о покупке вещей, мебели и оборудования для жилья
    - Переписка с официальными органами
Старайтесь подшивать документы один раз в неделю. Не забывайте сохранять чеки оплат кредиткой или дебетной картой, корешки чеков, выписанных вами. Они пригодятся в случае выяснения недоразумений с банком (а такие случаются довольно часто).

ava
No nick | 19.05.2012, 18:53 #

 Из личного опыта:особенно тщательно храните всю переписку и документы из Ведомства по делам иностранцев, консульства Германии по вопросам визы и документы по разрешению на работу, по замужеству и детям. Если у вас проблемы с мужем и вы боитесь конфликта - запаситесь копиями документов о браке и по детям, положите их вместе с вашим паспортом и другими оригиналами ваших личных документов в надежное место - у знакомых, соседей или арендуйте сейф в банке. Особенно тщательно храните паспорт и карту резидента, если она у вас есть. С паспорта сделайте копию первой страницы и страниц с визами и видами на жительство и храните их отдельно от вашего паспорта. Это делается на случай утери оригинала для получения нового паспорта.

ava
No nick | 20.08.2012, 08:36 #

 Интересно,победят ли когда нибудь бюрократизм,чтобы жить спокойно было,а не дрожать за каждую бумажку?

ava
No nick | 24.01.2013, 17:17 #

В восторге от последнего отзыва про 38 лет. Мне пока 30 видимо тоже надо начать копить хлам, завтра пойду за первым чемоданом)))

Guest: *  
Name:

Comment: *  
Attach files  
 


Subjective Criteria
[-]
Статья      Remarks: 0
Польза от статьи
Remarks: 0
Актуальность данной темы
Remarks: 0
Объективность автора
Remarks: 0
Стиль написания статьи
Remarks: 0
Простота восприятия и понимания
Remarks: 0

zagluwka
advanced
Submit
Back to homepage
Beta