Возмещение расходов на служебную командировку. Вопросы и ответы. Полезные советы

Information
[-]
Возмещение расходов на служебную командировку  

Служебная командировка (Dienstreise) имеет место тогда, когда наемный работник (Arbeitnehmer)  временно выполняет профессиональную работу вне своей квартиры и своего постоянного, основного рабочего места. Это рабочее место является при этом связанной с определенным местонахождением центра продолжительной профессиональной деятельности работника, например, с предприятием или его филиалом. Работа вне этого рабочего места является временной, поскольку наемный работник должен регулярно возвращаться на свое постоянное рабочее место и там продолжать свою профессиональную работу.

Расходы на служебную командировку (Dienstreisekosten) в контексте указаний о налогообложении трудовых доходов (Lohnsteuer-Richtlinien - LStR) являются расходами, которые возникают, почти что исключительно, в связи с профессиональной деятельностью наемного работника  вне его квартиры и обусловленного определенным местонахождением его регулярного рабочего места. К этим расходам относятся транспортные расходы (Fahrtkosten), расходы на питание (Verpflegungsmehraufwendungen) и плата за ночлег (Übernachtungskosten), а также прочие побочные расходы (Reisenebenkosten). 

Вопросы и ответы

Обязан ли работодатель при служебной командировке наемного работика возмещать ему транспортные расходы?

Работодатель в обшем, с правовой т.з. не обязан возмещать своему наемному работнику не только транспортные расходы при служебной командировке, но и в целом все расходы на нее, если об этом не согласовано в трудовом договоре. Поэтому наемный работник безусловно должен особо оговорить условия совершения им служебных командировок в своем трудовом договоре.

Служебная командировка наемного работника начинается с поездки на собственном легковом автомбиле из дому на фирму, а затем на такси в аэропорт.  Возмещаются ли в этом случае расходы на собственном автомобиле?

Как правило, работодатель полностью возмещает своему сотруднику расходы на поездки, которые имели место в служебной командировке. В этом случае работодатель возместит расходы на поездку из дому на фирму по паушальной ставке 30 центов за км. расстояния. Если же работодатель ничего не хочет возмещать, то наемный работник может сам предъявить эти расходы  (из дому на фирму) по паушальной ставке в качестве Werbungskosten.

Какие методы платы за пользование служебной автомашиной более выгодны для наемного работника – метод 1% от валовой справочной цены автомашины или метод ведения дневника поездок?

Чтобы оптимальным образом осуществлять налогообложение при поездках на служебной автомашине, нужно сначала выделить долю ее частного использования. Ведение дневника учета поездок (т.н. путевóй книги) является особенно целесообразным при высокой стоимости автомобиля и незначительной доли его использования для личных нужд наемного работника.

Можно ли считать время поездок в служебной командировке в качестве рабочего времени?

Нет, не во всех случаях. Федеральный суд по трудовым спорам решительно указал на то, что при управлении в поездке своим автомобилем наемный работник испытывает немалые нагрузки. Поэтому если он при выполнении порученных ему работодателем работ в ходе служебной командировки сам управляет легковым автомобилем, то все время в командировке, которое выпадает на рабочие дни недели, засчитывается в качестве рабочего времени и соответственно оплачивается работодателем. И лишь то время, которое командировочный наемный работник использует в рабочие дни для своего свободного времяпровождения не считаются, естественно, в качестве рабочего времени.

Может ли работодатель также фактические расходы на питание компенсировать без взимания с них подоходного налога или это только возможно с паушальной суммы этих расходов (Verpflegungsmehraufwand)?

Освобождаемое от налогообложения возмещение расходов на питание возможно только с установленной законом паушальной их суммы. Фактическая сумма этих расходов не может быть возмещена без взимания с них подоходного налога. Если паушальная сумма была превышена, то разница подлежит налогообложению в паушальном размере 25%. При этом прирост должен быть полностью причислен к трудовому заработку.

Может ли работодатель полностью возместить наемному работнику дополнительные к его расходам на питание во время служебной командировки еще и расходы на деловое угощение (Geschäftsessen)?

Да, наемный работник дополнительно получает возмещение к его расходам на питание. Только когда еда не является угощением в смысле директивы к подоходному налогу - Lohnsteuerrichtlinien (сравните § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR)), то у наемного работника возникает выгода в денежной форме, которая оценивается в качестве служебной натурооплаты и подлежит налогообложению. Все документы о деловом угощении должны быть точно заполнены для признания их в налоговом отношении.

Могут ли также расходы на ночлег (Übernachtungskosten) сверх паушальной суммы возмещаться работодателем без взимания с них подоходного налога или превышение этих расходов освобождается от налогообложения?

Да, дополнительные сверх паушальной суммы расходы на ночлег могут быть подтверждены соответствующими документами и, или работодателем возмещаться без взимания с них подоходного налога, или предъявляться для возврата уплаченного налога. Это действует независимо от того, являются ли фактические расходы на ночлег в отеле выше или ниже паушальной их суммы. Поэтому принципиально наемный работник должен получить выгоду от фирменного тарифа на ночлег в отеле и таким образом снизить финансовую нагрузку на работодателя.

В странах вне Германии паушальная сумма расходов на ночлег, как правило, превышает 20 евро, установленную для самой Германии. Кем устанавливаются эти паушальные суммы для зарубежных стран и почему они не соответствуют фактическим в них расходам на ночлег в отелях?

Паушальные суммы на ночлег в отелях зарубежных стран устанавливаются федеральным министерством финансов и для Германии они гораздо ниже. То, что для зарубежных стран паушальная сумма расходов на ночлег выше, делается с целью приблизить их к фактической стоимости в отелях этих стран. Однако наемные работника, как правило, подтверждают фактические расходы на ночлег соответствующими документами и получают в полном объеме их возмещение от своего работодателя без взимания с них подоходного налога. С паушальными суммами они ничего не смогут сделать. Альтернативой может быть представление расходов на ночлег в качестве расходов, обусловленных трудовой деятельностью (Werbungskosten),  для учета их при определении подоходного налога.

Как наемный работник должен обходиться с расходами на ночлег, когда его работодатель их не перенимает? Последует ли учет их в налоговом отношении при приложении соответствующих документов или на основе паушальной их суммы?

Расходы на ночлег в фактическом их размере должны подтверждаться соответствующими документами и вычитаться из налогооблагаемой базы доходов в качестве  Werbungskosten. Квитанции отелей должны тщательно сохраняться и посылаться в налогово-финансовое ведомство. Эта процедура, помимо прочего используется и самостоятельно работающими лицами, у которых нет работодателя. Вычет расходов на ночевку в отелях в качестве Werbungskosten всегда убыточен для наемного работника относительно полного возмещения расходов на ночлег их работодателем, что следует из нижепредставленных примеров.

Вариант возмещения работодателем: бруттозаработок – 3000 евро в месяц, расходы на ночлег в отеле – 100 евро, подоходный налог – 497 евро, прочие вычеты – 622 евро, неттодоход: (3000 – 497 - 622) = 1881 евро.

 Вариант возмещения с помощью Werbungskosten:бруттозаработок – 3000 евро в месяц, расходы на ночлег в отеле – 100 евро, подоходный налог – 468 евро, прочие вычеты – 601 евро, неттодоход: (3000 – 100 - 468 - 601) = 1831 евро.

Практический совет: самостоятельно работающие лица и наемные работники, которые не получают возмещения от работодателя, должны за рубежом ночевать в отеле с весьма хорошими условиями пребывания в них и соответственно с более высокими прейскурантными ценами за ночлег т.к. это ведет к повышению их нетто-дохода. Учет же в налоговом отношении с помощью паушальной суммы расходов на ночлег невозможен, что, однако, в Германии было бы менее выгодным. Дело в том, что паушальная сумма в 20 евро в Германии, как правило, гораздо ниже фактической платы за ночлег в местном отеле.

Относятся ли расходы на завтрак к расходам на ночлег, которые работодатель может возместить без взимания с них подоходного налога?

Нет, эти расходы учитываются отдельно и подпадают под различные налоговые ставки. Расходы на завтраки работодатель, как правило, не возмещает. Обычно в счете отеля завтрак указывается наряду с другими дополнительными услугами. Чиновник налогово-финансового ведомства и работодатель тогда к расходам на завтрак относит долю общих таких услуг в размере 4,80 евро. Эта сумма затем причисляется к дополнительным расходам на питание. Поэтому для наемного работника выгодно иметь такой счет отеля, в котором указываются различные услуги. Тогда у него будут полностью учтены все его расходы на питание (как завтраки, так и обеды).

Полезные советы

Совет 1. Следует умело выбирать маршрут поездки в служебную командировку

В этом случае вы будете иметь более высокие расходы. При служебных командировках с несколькими местами назначения в тот день, в котором действуют различные высокие ставки расходов на питание, целевое место назначения, которое командировочный достигает ранее 24 часов, должно быть тем пунктом, для которого действуют более высокие дневные паушальные ставки. Дело в том, что это действительно для всего времени командировки в этот день.

Пример: 26.04. персона Х. отправляется в 20.00 в Женеву после деловой встречи в Париже. Ставки командировочных расходов на питание для Женевы (62 евро в сутки) более высокие, чем для Парижа (58 евро в сутки). Т.к. командировочный прибывает в Женеву ранее 24 часов, то ему за 26.04. возмещают более высокие ставки расходов для Женевы, хотя он весь день по-существу провел в Париже.

Совет 2. Квитанция отеля должна быть составлена опимальным для командировочного образом.

Квитанция отеля должна быть составлена для вас наиболее выгодным образом. Командировочный нередко ночует в отеле и на утро завтракает там. Расходы за завтрак относятся к дополнительным услугам и могут быть возмещены наемному работнику не с полным освобождением их от налогообложения. Если завтрак указывается в счете отеля отдельно, то работодатель вычтет эти расходы по полной сумме из дополнительных расходов на питание. Однако для наемного работника было бы более выгодным, чтобы завтрак был указан в счете отеля не в качестве отдельной побочной услуги, а в общей позиции дополнительных услуг без конкретного их названия. В  этом случае подлежит вычету из расходов на питание не полная стоимость завтрака, а только сумма в 4,80 или даже 1, 57 евро в качестве натурооплаты. Остальные расходы на завтрак могут быть таким образом возмещены без их налогообложения.  

Совет 3. Можно сэкономить на фирманных тарифах отелей

При резервировании места в отеле по Интернету через Online-Club можно получить экономию. Многие командировочные резервируют место в отеле с помощью веб-сайта в интернете www.hotel.de. Конечно, при этом можно получить только общую информацию о предлагаемых отелями стандартных ценах. Однако гораздо выгоднее (на 30 – 40%) для командировочного являются фирменные тарифы отеля. Online-Club дает возможность командировочному зарезервировать место в отеле таких, как, например, Hilton, Mercure, Radisson, Marriott и многих других на основе фирменных тарифов. Чтобы можно было получить выгоду от привлекательных скидок, необходима предварительная регистрация, которая однако полностью бесплатна.

Совет 4. Чаевые последовательно вносятся в счет

Чаевые нередко указываются в счете или на них составляется отдельный чек. Чаевые, которые уплачиваются во время служебной командировки, например, при пользовании комнаты обслуживания в отеле, в ресторане или за пользование такси, могут возмещаться без взимания подоходного налога. Однако при этом принципиально требуется, каждый раз составлять соответствующую квитанцию, что на практике весьма редко имеет место.  Существует однако возможность, чаевые подтверждать с помощью составленного собственноручно документа. Правда, при этом следует соблюсти опредленные довольно простые требования. 

Совет 5. Выгоднее питаться с коллегами или деловыми партнерами

Расходы на деловое угощение во время служебной командировки включаются в дополнительные расходы на питание и затем возмещаются. Поэтому вместо того, чтобы питаться в командировке самому и таким образом только в пределах своей дневной ставки, лучше принимать еду вместе с коллегами или с деловыми партнерами по командировке и при этом посещение ресторана  точно обсчитывать при определении расходов на еду. Это дает выгоду тем, что при этом полностью возмещаются не только расходы на деловое угощение, но еще и возмещаются по полной ставке собственные дополнительные расходы на питание.  Получается таким образом, что собственно личное питание происходит для вас как бы бесплатно. Работодатель же учитывает в качестве производственных расходов как расходы на деловое угощение, так и расходы на питание командировочного лица.

Толстоног Веньямин

Источник


Date: 04.03.2013
Add by: ava  v3704207
Visit: 1083
Comments
[-]
 Рулевников Х. | 02.05.2013, 21:20 #
Проблема возмещения наемному работнику командировочных расходов как со стороны работодателя, так и со стороны государственной казны, - весьма злободневная тема. Ведь в Германии очень многие сотрудники предприятий и фирм не работают постоянно на одном и том рабочем месте, а трудятся на самых разных объектах вдали от него. Особенно это характерно для строительной отрасли производства, для огромной армии менеджеров и т.д. Поэтому четкое знание того, кто и в каком объеме должен возместить расходы на поездки, питание и ночлег чрезвычайно важно для современного мобильного  работника. Тем более, что законоположения и ведомственные инструкции постоянно изменяются.  
 Денис Кораблёв | 03.06.2013, 18:59 #
Командировки конечно выгодное дело, особенно зарубежные. И мир посмотришь за казенные деньги и опыта наберешься. Вот только не понял насчет чаевых? Если их обязательно надо платить, то написанный отчет о них должен приниматься безоговорочно.
 Деловой Николай | 05.06.2013, 17:46 #
Деловые поездки всегда оплачиваются фирмами, а у них есть хозяин, который каждую копейку с тебя спросит. Вот при СССР были командировки, так командировки. Правда доставались в большей степени любимчикам и блатникам.
Guest: *  
Name:

Comment: *  
Attach files  
 


Subjective Criteria
[-]
Статья      Remarks: 0
Польза от статьи
Remarks: 0
Актуальность данной темы
Remarks: 0
Объективность автора
Remarks: 0
Стиль написания статьи
Remarks: 0
Простота восприятия и понимания
Remarks: 0

zagluwka
advanced
Submit
Back to homepage
Beta